Rädsla, ilska och motstånd är vanliga reaktioner när en förändringsprocess inleds. Ordet förändring framkallar snabbt irritation i de flesta organisationer samtidigt som fenomenet blivit ett normalt tillstånd, och tiden när förändringar bara skedde då och då sedan länge är förbi. Men trots att många företag har erfarenhet av förändring är det inte ovanligt att arbete med just detta kan kännas svårt, misslyckat och kanske till och med meningslöst.
Att lyckas med förändring ställer krav på planering och genomförande. Ny teknik och olika verktyg har möjliggjort en fantastisk utveckling för internkommunikation, men till syvende och sist är det ofta det personliga mötet och att bygga relationerna med medarbetarna som kan vara avgörande och det bästa sättet för att skapa förtroende och lyckas med processen.
Var brister det oftast då?
Oklara budskap, för lite information, otydliga mål och bristfällig (och dåligt planerad) styrning är vanliga fallgropar. Okunskap och i sin tur otrygghet skapar osäkerhet och rädsla hos medarbetarna och blir det fel från början kan det ta tid och vara svårt att reparera. Att snabbt hitta rätt vägar för att motivera medarbetarna är viktigt, men att sedan behålla motivationen hos alla är utmanande. En viktig framgångsfaktor är en engagerad och aktiv ledning. Det finns en klar koppling mellan engagemang och kommunikation och att verkligen kunna få med sig medarbetarna på en förändringsresa och skapa en klar vilja till förändring hos dem.
Vad ska man tänka till lite extra kring när en förändringsresa ska inledas?
Här är några tips som kan underlätta:
- Förberedd med en plan och budskapsplattform och involvera alla ledare så att alla ger samma information. Håll er till huvudbudskapen, de ska vara tydliga och korta.
- Kommunicera regelbundet och upprepa om och om igen. Kommunicera även när inget finns att kommunicera.
- Använd de kanaler som finns och framför allt dem som medarbetarna är vana vid, men ta inte för givet att det räcker med dessa, nya kanaler och nya format kan behövas och gamla kan behöva revideras snabbt.
- Berätta det som går att berätta och vänta inte med att göra det. Var proaktiv och förekom snarare än bli förekommen av ryktesspridning.
- Var tydlig med varför saker sker och hur de sker.
- Var tillgänglig i högre utsträckning än normalt, och se till att alla chefer är det. Var beredd på frågor och att frågor kan komma när som helst. Ducka inte, var öppen och ta tillfället i akt till tvåvägskommunikation.
- Involvera medarbetarna så att alla känner delaktighet och sin egen viktiga roll i förändringsprocessen. Att involvera görs genom att tidigt skapa en samsyn och förståelse för det som händer.
- Att ge felaktiga eller svävande svar och information skapar stor brist på trovärdighet och är dumt och onödigt. Se till att ha alla fakta innan något kommuniceras.
- Underskatta inte hur viktiga chefer är i en förändringsprocess. Ofta arbetar de nära medarbetarna, med daglig dialog, och har förmodligen dubbla lojaliteter gentemot dem och mot företagsledningen. Chefer behöver ofta stöd och support i olika former, ha med det i planen innan förändringsarbetet påbörjas.
Behöver du hjälp att förbereda och genomföra förändring på ditt företag? Comma har stöttat olika organisationer genom stora och små förändringsprocesser under lång tid.