I en tidigare artikel såg vi hur avgörande det är att prioritera rätt från början och vinna lokal acceptans vid tillståndsprocesser. Men hur gör man i praktiken? När H2GreenSteel slog rekord med en tillståndsprocess på bara 18 månader var framgångsfaktorn tydlig. Läs mer om det här och få andra lärdomar om du vill undvika förseningar och skapa förtroende i stora projekt.
Det är inte alla som kan välja plats efter hur acceptansen ser ut, men mycket går smidigare om dialogen börjar i tid. När H2GreenSteel (numera Stegra) projekterade sin anläggning för att producera grönt stål med vätgas gick tillståndsprocessen på rekordsnabba 18 månader. Enligt dem själva var nyckeln interaktiv dialog och hög tillgänglighet genom hela tillståndsprocessen. Och att möta alla med samma respekt oavsett i vilken egenskap de hade kontakt.
Det mänskliga mötet
En av de viktigaste lärdomarna är värdet i att ha människor fysiskt på plats för att och kunna skapa dialog. Helst lokalanställda och inte stockholmare på besök. Vi har sett det i vårt arbete med SKB som åkt ut till alla närboende med kaffekorgar och småpratat, projektchefen från Banverket i projekt Hallandsås som stod stadigt mitt i kritikstormen tills dess att dialogerna kunde återupptas. Och presschefen för Citybanan under Stockholm som besökte varenda BRF runt Odenplan för att personligen berätta om kommande arbeten.
Oväntade intressenter
Det är inte alltid de närboende som är de mest högröstade motståndarna. Är ditt projekt en del av en samhällsomvandling eller ett aktuellt ämne inom politiken? Var då beredd på att ditt projekt ”kidnappas” och utnyttjas som slagträ i debatten. Dessa intressenter är svårast att rå på eftersom de inte är särskilt intresserade av fakta. De gäller i stället att måla upp en motbild som blir tillräckligt stark och attraktiv. Och att skapa allianser så att andra aktörer står upp på din sida.
Att sätta risk i sammanhang
Att en hantering eller ett utsläpp innebär att någon utsatts för radioaktivitet låter farligt och kan resultera i stora rubriker. Men om stråldosen motsvarar en tandläkarröntgen så minskar dramatiken betydligt. Sätt risken i ett sammanhang för att avdramatisera och göra den tydlig för mottagaren.
Står du med ett stort projekt? Här är några tips som kan hjälpa till:
- Intressentanalys, vilka är dina intressenter och vad består deras intresse i? Vilka kan bli motståndare och vilka kan du få att stå på din sida?
- Omvärldsanalys – hur ser den mediala och politiska arenan ut lokalt och nationellt?
- Skapa kanaler till intressenter, säkerställ tvåvägskommunikation så du kan fånga upp viktiga signaler i tid. Sätt tidigt din egen bild av projektet och vilken nytta det tillför, vänta inte tills eventuella motståndare dyker upp.
- Genomför riskinventering tidigt och regelbundet under hela projektet, finns det sätt att minska risker med alternativa lösningar? Avväg att ta en högre kostnad nu och minska risk för förseningar som kostar mer i längden.
- Bygg en robust krisberedskap som gör att incidenter kan hanteras snabbt och inte eskalerar till en kris som utnyttjas av motståndare.
- Se till att kommunikationen är lättillgänglig, och ge extra service till närboende (tex i form av SMS-varningar för sprängning)
- Lägg extra tid och putsa på material och talare i samband med huvudförhandlingen. Undvik powerpointbilder överlastade med tekniska data. Även experter och jurister föredrar tydliga budskap.
Förtroende som framgångsfaktor
Tillståndsprocesser kommer alltid att vara komplexa och tidskrävande, men de behöver inte bli ett hinder. Genom att arbeta systematiskt med dialog, riskanalys och tillgänglig kommunikation kan du både korta processen och minska risken för oväntade hinder och kostsamma överraskningar.
Det handlar i grunden om relationer. Den som bygger tillit vinner inte bara acceptans, utan också en självklar plats i det samhälle man vill vara med och forma.
Läs mer om kommunikation i tillvalsprocesser.